Antes del Evento
Según el tipo de evento que estés organizando, la gestión de prensa para un evento puede ser una herramienta imprescindible para ayudar a alcanzar los objetivos de los organizadores. Es un servicio que para divulgar la actividad que esté por realizarse, que se está llevando a cabo o que se haya realizado, y se quiera generar algún impacto en una determinada audiencia.
Para esta gestión, pueden contratarse especialistas en el tema, que a través de sus acciones y contactos comunicarán el evento entre los diferentes medios (televisión, radio, gráfico y digital), pero no siempre el presupuesto alcanza para contratar a los expertos o especialistas. De todas formas el evento puede necesitar ser publicado en determinados sectores, y por este motivo, te brindaremos algunos consejos para tener en cuenta a la hora de armar un plan de prensa para tu evento.
Para una acción de prensa tradicional tenemos que tener en claro que nuestro mensaje va destinado a periodistas, quienes, si consideran noticia a nuestro envío, lo publicarán en sus respectivos medios. Ellos serán los intermediarios entre los organizadores del evento y el público en general o posibles asistentes al evento.
Hay que tener en cuenta que la gestión de prensa no es hacer publicidad en los medios, sino que el resultado se va a ver en los contenidos periodísticos, no en las páginas de anuncios.
Compartimos algunos consejos para tener en cuenta:
- El objetivo es que el medio se interese por la información de nuestra gacetilla y la publique.
- Planifica la campaña: armar la base de datos de los posibles medios e interlocutores para que reciban tu mensaje.
- Ten en cuenta los días de publicación y frecuencias de los medios para planificar el tiempo de envío y que tu evento sea publicado el día planeado
- Conoce la segmentación del medio en el que quieres publicar (por edad, ubicación geográfica, poder adquisitivo, etc.).
- Apunta a periodistas especializados en secciones en las que pueda ser de interés la temática del evento.
- La gacetilla es lo mínimo que se necesita para empezar la comunicación, se pueden agregar fotos, audio y videos, y hasta armar una conferencia de prensa.
- En la gacetilla es importante que incluyas una cualidad distintiva, que aporte una novedad, pero no olvides incluir los datos básicos (qué, dónde, cuándo, por qué, cómo). Como extras puedes mencionar a participantes especiales, temas de interés para la comunidad, algún hecho de impacto, o algo creativo que pueda ser de interés para los medios. La gacetilla es un texto descriptivo e imparcial. Tiene que ser clara y sintética, que sea comprensible desde la primera lectura
- Si realizas tu evento periódicamente, es bueno generar una relación a largo plazo con los periodistas especializados.
- El hecho de aparecer en los medios puede hacer que posibles patrocinadores se interesen en el evento.
La gestión de prensa tradicional sirve para sumarle valor a tu evento.
Los pasos a seguir:
- Envío de gacetilla y/o kits de prensa a los medios
- Seguimiento para confirmar publicación
- Ofrecer distintas entrevistas
- Clipping de prensa: Se realiza al finalizar la campaña de prensa. Que generalmente termina con el fin del evento. En esta etapa se analizan los resultados y se prepara una carpeta con todos los medios en donde se publicó (con la fecha de publicación incluida).
¿Ya estás armando tu plan de prensa? Sumalo a tu check list!
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