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Antes del Evento

¿Cómo armo el presupuesto de mi evento?

 

El presupuesto del evento que te encuentres organizando, es un tema que vas a tener presente desde que comiences con la planificación. La mayoría de las decisiones que tomemos van a estar ligadas directamente al presupuesto que tengamos o que podamos reunir.

Una vez que se establecen la meta y los objetivos, se planifican las acciones y los tiempos, tenemos que cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas.

Existen dos posibilidades a la hora de armar un presupuesto:

  • Que adaptemos el presupuesto a la reunión: Como sucede en la organización de cursos, congresos, conferencias, talleres, etc en los que se proyecta un presupuesto de acuerdo a la planificación general, las necesidades y a los objetivos establecidos y se tienen que estimar de forma realista cuáles son las posibilidades de recuperación de esos costos.
  • Que adaptemos la reunión al presupuesto: Generalmente sucede en eventos empresariales, como lanzamientos o jornadas de capacitación o incentivos, en los que los organizadores cuentan con una cantidad de dinero y tienen que contratar proveedores de acuerdo al presupuesto.

Existen dos puntos clave a tener en cuenta al momento de la elaboración de un presupuesto:

  • Los ingresos
  • Los egresos

Para lograr que nuestro evento se exitoso, más allá de los aspectos organizativos y de la convocatoria, mínimamente tenemos que alcanzar el Punto de Equilibro, que es el de poder recuperar con los ingresos, todo el capital invertido o los costos que hay que cubrir.

El presupuesto es la columna vertebral del evento. Es el documento que va a marcar y determinar decisiones desde el Pre hasta el Post evento.

El presupuesto tiene que ser:

  • Real: Es importante estar al tanto de los resultados obtenidos, si existen, en ediciones anteriores del evento que estamos realizando. Esto nos va a ayudar a elaborar nuestro presupuesto.
  • Flexible: Porque mientras vamos planificando y ejecutando, nos vamos a encontrar con muchas contingencias y por esos motivos vamos a tener que ir adaptando el presupuesto a lo que vaya surgiendo.

El armado del presupuesto va a desarrollarse en tres etapas desde el inicio de la planificación del evento hasta que cerramos los contratos con los proveedores y conocemos con un poco más de exactitud la cantidad de asistentes (de acuerdo a las pre-inscripciones). Si querés seguir leyendo sobre el armado del presupuesto no dejes de leer nuestros próximos tips en donde te contamos cuáles son las etapas del presupuesto, cuáles pueden ser ingresos y los costos de un evento. Te vamos a contar cómo podés cumplir con los objetivos del evento.

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