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Antes del Evento

Cómo confecciono el programa del evento. Pasos y tiempos

El programa del evento es la razón de ser, el motivo principal por el cual los interesados van a concurrir, además del encuentro o reencuentro con sus colegas.

En el programa o agenda del evento deben destacarse dos ideas fundamentales:

  • El contenido: Que incluye los aspectos técnicos y la forma en que se va a desarrollar la reunión (qué tipo de evento será, duraciones, cantidad de oradores por actividad, intercalar debates con conferencias, etc.)
  • El temario: Tratando de incluir todo lo necesario para abordar cada temática, y que sea seleccionado por personas capacitadas que tengan experiencia y conocimiento sobre lo que quieren ofrecer a los potenciales asistentes.

Existen diferentes etapas en el armado de la agenda de actividades desde su planificación hasta el final del evento.

Dependiendo de la temática del evento y su público el día del evento, generalmente, junto a la acreditación de los asistentes, el programa final se entrega en mano a cada uno, en formato papel o en otros soportes.

Como sucede con un diario o una revista, si vamos a mandar a imprimir previamente el programa debemos definir un tiempo de cierre que sería el tiempo de diseño, edición e impresión que necesitan los responsables de estas tareas y la imprenta para realizar su trabajo

El tiempo con el que se realice cada uno de los pasos, va a depender de cuánto falta hasta el día del evento. Dependiendo del alcance, esto puede variar entre dos años y tres meses, por lo que es muy importante planificar cada paso y establecer fechas límite del trabajo interno para ir resolviendo cada uno de ellos.

¿Cuáles son los pasos a seguir?

  • Se arma un listado de los temas
  • Se arma un listado de posibles oradores
  • Se define él o los idiomas oficiales en caso de que asistan personas de países con distinto lenguaje
  • Se eligen los formatos de actividades que se van a usar (cursos, talleres, conferencias, mesas redondas, etc)
  • Se definen la cantidad de salones y actividades paralelas que tendrá el evento
  • Se vuelcan los bloques con los temas en los salones y se hace un primer cronograma estimativo con la distribución de las salas y horas
  • Se ponen los nombres de cada sesión, tratando de generen interés a la audiencia, ya sea por lo actual, por lo polémico u otro motivo.
  • Si existiera, se establece la fecha límite para postulantes voluntarios para ser oradores, muchas veces solicitando el envío de un resumen de lo que presentarán.
  • Se establece un reglamento con instrucciones a seguir para el envío de los resúmenes y una forma de recibirlos.
  • El comité organizador comienzan a invitar de forma oral (en actividades que se encuentran previamente, telefónicamente o por correos electrónicos personales) a potenciales participantes (para ir apalabrándolos).
  • Se envían las invitaciones por escrito a todos los participantes activos del evento (invitados especiales, oradores, moderadores, etc.
  • Se hace un seguimiento de las respuestas
  • Se arma un Pre-programa
  • Se cierra el Programa Final (para editarlo y enviarlo a imprenta o procesarlo en el formato que se entregará a los asistentes.

¿Qué información no debería dejarse de incluir el Programa Final?

  • Índice
  • Plano de ubicación
  • Información General (de la ciudad y horarios generales del evento)
  • Cronograma con las actividades
  • Actividades sociales (dónde y cuándo)
  • Otros servicios  que se brindan en el evento (wi fi, diario, servicio de cafetería, etc)
  • Nombre de los integrantes del Comité Organizador
  • Mensaje de Bienvenida
  • Eventos  anteriores
  • Auspicios
  • Agenda: horarios, nombres de los participantes y ubicación de las charlas
  • Organización administrativa
  • Sponsors
  • Información Turística (si hubiera asistentes de otras ciudades o países)
  • Listado alfabético de oradores

A veces sucede que el evento dura muchos días y con una alta participación de oradores que participarán en actividades paralelas. Esto nos lleva a que el tamaño del programa final sea muy extenso y por ende muy pesado. Si el presupuesto nos lo permite, una solución es entregar con la acreditación junto al programa largo uno más pequeño, que puede llamarse Programa de Bolsillo, que puede ser una hoja A4 ó A3 doble faz doblada y que incluya la información básica más necesaria para que los participantes puedan manejarse a lo largo del evento incluyendo cronogramas y planos.

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2 Comentarios

noeliacroci 18 abril, 2012 Contestar

Hola Rosamunda! Tus consultas son muy interesantes!

A veces, aunque se reconfirman los oradores la semana previa al evento puede suceder que algún imprevisto haga que no pueda asistir alguno de los speakers a último momento.

Las posibles soluciones van a depender de cómo está armado el programa, si hay actividades paralelas y si el orador que falta habla de un tema en el marco de una sección o si es una conferencia determinada. Si el orador desarrolla su tema en el marco de una actividad puede ser reemplazado, sino que los otros oradores toman un poco más de tiempo o los coordinadores de las secciones dejan este tiempo para que la audiencia pueda hacer más preguntas (más tiempo del previsto).

Las soluciones, si hay cambios de último momento pueden ser: agregar una “fe de erratas” de último momento al programa final, que pueden ser fotocopias con la información de último momento modificada de la agenda de actividades. No es lo mejor estéticamente, pero operativamente es lo más óptimo, ya que no siempre con un día de anticipación se consigue una imprenta que realice folletería especial, y además los costos serían mucho más elevados. A esto, se le puede sumar anunciar las modificaciones por altoparlante durante los coffee breaks previos a los horarios de los cambios para que los asistentes tengan conocimiento del tema.

En general, los oradores sustitutos pueden ser los miembros del comité organizador, que generalmente conocen la temática del evento y, si bien no siempre pueden desarrollar el mismo tema del orador faltante, conocen sobre temas que pueden ser de interés para la audiencia y pueden tener la capacidad de desarrollarlo ante el auditorio.

Rosamunda 17 abril, 2012 Contestar

Cómo prever si alguno de los oradores falla a último momento? Se reorganiza la agenda sobre la hora? Y si está impresa?
Cómo tener algo así como oradores “sustitutos”?
Saludos!
Rosamunda

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