Antes del Evento
En artículos previos, te contamos sobre la elección de la fecha y la sede, y qué tener en cuenta a la hora de hacer un relevamiento para seleccionar el lugar en donde realizarás tu evento.
En este post, vamos a enumerar los puntos a aclarar e incluir y al momento de firmar un contrato con un hotel como sede de tu reunión. En caso que sea un salón, todos los puntos vinculados a la contratación de habitaciones no existirán.
Cada hotel tiene su contrato standard que aplicará de acuerdo a si contratas salones o también habitaciones para los invitados, pero si estás organizando el evento tienes que prestar atención a distintos puntos para no dejar pasar por alto, y así poder anticiparte a cualquier contingencia que pudiera suceder.
Los siguientes puntos pueden o no figurar, pero nosotros te recomendados que los aclares para no encontrarte con ninguna sorpresa o costo extra:
- A Nombre de quién se realiza la reserva: (si es una empresa, una institución o una persona)
- Fecha de ingreso: aclarar también a partir de qué hora
- Fecha de salida: igual que en el ingreso
- Acomodaciones requeridas: Cantidad de habitaciones bloqueadas durante los días del evento. Si quieren que el ingreso sea por la mañana, reservar desde un día antes, ya que el check in se puede realizar entre las 12.00 y 15.00 hs. dependiendo del hotel.
- Tarifas: Qué tipo de tarifa y el precio final de cada habitación. Tener en cuenta si el IVA está incluido o no, si incluyen desayuno u otras comidas, alguna variable del monto en caso que reserves con mucha anticipación.
- Salones y Gastronomía: En este punto se debe incluir la fecha y hora de ingreso a los salones, el tipo de armado en caso que esté a cargo del hotel, nombre de cada salón, capacidad y precio. Aclarar también si incluye impuestos.
- Procedimientos de reserva: Aclarar porcentajes y condiciones para que se cumpla el contrato. Por ej.: “Para que la reserva se considere efectiva el hotel deberá contar con el presente contrato debidamente firmado.
- Términos de pagos de salones, habitaciones y gastronomía: Dejar bien en claro fechas, montos y porcentajes del total a ir abonando hasta el día del evento. Generalmente hay que pagar el total de la tarifa con anticipación al evento (puede ser entre un mes y un día).
- Política de cancelación: Este punto es muy importante. Se debe dejar claro los porcentajes de devolución en caso de cancelación total o parcial de acuerdo al tiempo previo con el que se realiza. Esto sucede con las habitaciones, con los salones y con la gastronomía en caso que se contrate en el lugar (en muchos hoteles únicamente permiten que se contrate el catering con ellos)
- Reglamento de salones y planos: En este punto se aclaran responsabilidades en caso de accidentes, por lo que sería importante que si corre por cuenta del cliente se contraten seguros. También los horarios y lugares por dónde podrán ingresar el personal para el armado y todos los materiales, si se pueden realizar decoraciones especiales a cada salón, el horario máximo de desarme, instalaciones eléctricas, telefónicas, wi fi, limpieza, maltrato de las instalaciones, responsabilidad por daños, seguridad, servicio médico y uso de áreas públicas.
- SADAIC – AADI-CAPIF: Impuestos por derechos de autor e intérpretes. A quién se paga en caso de utilizar música y contratar un Disc Jockey.
Este contrato debería ser firmado por duplicado, para que cada una de las partes se quede con una copia. Generalmente se incluye la firma, aclaración, cargo y fecha.
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1 Comentario
mercedino 23 junio, 2012
muy bueno el articulo saludosd