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Antes del Evento

¿Qué tipo de evento me conviene organizar? Características generales de los eventos

Los tipos de eventos se clasifican como sociales, empresariales o institucionales.
Nosotros vamos a enumerar y describir cuáles podemos utilizar dentro de los dos últimos, aunque muchas veces éstos se integran con algunas actividades sociales, por lo cual en algún momento les dedicaremos un post especial.

  • Congresos: Son reuniones periódicas (anuales, bianuales, etc.) que generalmente vinculan a los miembros de una asociación o entidad. La duración de cada uno puede variar entre dos y cinco días aproximadamente. Dentro de esos días, se realizan diferentes actividades que pueden ser, de acuerdo a su metodología las que mencionaremos a continuación. El objetivo principal de estas reuniones es la actualización de la información y consensos sobre la temática que se dedican los participantes.
  • Jornadas: Son encuentros similares a los de un congreso, pero el despliegue es menor tanto en alcance como en cantidad de asistentes. Se llaman jornadas porque su duración es de uno o dos días. No necesariamente los asistentes se dedican a lo mismo, ya que en algunos ámbitos son multidisciplinarias (por ejemplo se nuclean los trabajadores de un hospital y se tratan temáticas vinculantes). Otra variante son las jornadas de incentivos, en donde una empresa organiza un día con todos los empleados y se realizan actividades recreativas, de motivación y de trabajo en equipo para fomentar los vínculos entre ellos.
  • Conferencias: Son encuentros convocados por una persona, empresa o entidad para transmitir un mensaje o dar a conocer un tema particular. No existen reglas fijas en cuanto a la frecuencia. Debe ser de corta duración para aprovechar al máximo la atención del auditorio, que puede variar entre colegas, la prensa, el público en general, etc.
  • Workshop o Talleres: Son actividades de intercambio con los asistentes, en donde se proponen diversas prácticas e interacción entre quien da el taller y quienes participan. No suelen durar más de 3 hs. y pueden realizarse dentro de un congreso o jornada, o por separado.
  • Simposios: En un evento de estas características, generalmente participan diversos oradores que abordan un tema desde aspectos diferentes. Generalmente tienen una duración de 2 horas, cada uno de los oradores desarrolla su tema por 15 minutos. Al finalizar puede abrirse un espacio de preguntas o conclusiones.
  • Mesas Redondas: En estos eventos se suele invitar al debate de colegas, que tengan opiniones diferentes sobre una temática. Generalmente hay un moderador, quien se encarga de iniciar los diálogos, darla palabra y tomar los tiempos. Al finalizar el debate, el público puede realizar preguntas.
  • Foros: Es una actividad muy similar a la mesa redonda, pero se resalta más la conversación. No necesariamente los participantes tienen opiniones encontradas, sino que cada uno aporta su experiencia sobre el tema en cuestión. Muchas veces se utiliza como el final de un simposio. También se necesita de un moderador o coordinador quien maneje los tiempos  de cada una de las intervenciones.
  • Paneles: Encuentros en los que varios especialistas, a través de diversas exposiciones breves (entre 4 y 5 minutos) exponen sus ideas u objetivos. Generalmente también cuentan con un moderador que presenta con una breve referencia curricular a cada uno antes de su exposición. Generalmente, no hay participación del público, aunque muchas veces se deja un tiempo para preguntas.
  • Cursos  o Seminarios: Reunión en donde se desarrolla en profundidad un tema determinado que generalmente abarca cuestiones de enseñanza y actualización hacia los asistentes. Cada uno de los oradores expone en forma individual su punto de vista desde su área específica. actividad se caracteriza por el certificado que se entrega al participar. La duración varía de acuerdo al programa (desde 2 horas, hasta 3 meses con una determinada frecuencia).
  • Reuniones o encuentros: Si el evento que se está planificando, no encuadra en ninguna de las opciones anteriores, muchas veces se lo llama de esta forma. Muchas veces se realizan tanto actividades académicas o científicas como sociales.

Es muy probable que suceda que, al momento de seleccionar el formato, ya sabremos cuál es a temática general del evento, ya que va a estar ligada a la actividad a la que nos dedicamos. Como mencionamos más arriba, son muchas opciones que tenemos de acuerdo a una serie de factores que nos van a llevar a decidir cómo vamos a encarar el evento.

Lo primero que podemos plantearnos es la magnitud (un estimativo de posibles asistentes, ya que no se requiere del mismo despliegue preparar una reunión de 20 asistentes que un congreso de 4000) y el alcance que consideramos poder lograr (si nuestro evento abarcará una zona, un país, una región o será mundial). La magnitud del evento va a estar condicionada directamente al tamaño de nuestra base de datos potencial, ya sea que contemos con los datos de los asistentes de actividades anteriores, o estemos construyéndola en base a los posibles interesados de mi evento.

Para esto, también es muy importante la segmentación de nuestro público objetivo, ya que nos ayudará a determinar a qué cantidad de potenciales asistentes vamos a apuntar.

Nos interesa conocer qué tipo de evento están organizando? ¿Cómo decidieron el formato?.

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4 Comentarios

cecilia 28 noviembre, 2013 Contestar

Hola me podrias decir las caracteristicas generales de eventos corporativos ?

Carol 21 octubre, 2013 Contestar

Enhorabuena por el post. Los eventos son tan complicados de realizar..en el sentido de que tienen que estar realizados por profesionales y tienen que estar bien organizados si todo quieres que salga perfecto.
David, ¿la web de Siasa es http://www.siasa.org/? Es que estoy pensando organizar un evento importante y necesito a los mejores y últimamente oigo a mucha gente hablar de ellos y por algo será. =)
Saludos.

david 17 octubre, 2013 Contestar

Muy buen post, aclarás bastante y eres concreto, dando detalles importantes.
Mi consejo es que si quieres organizar algo bastante grande dirigido a un grupo de personas grande, lo mejor es que contrates a alguien que te lo organice y te quitas de líos. Por ejemplo aquí en Madrid hace un tiempo yo contraté a Siasa Congresos y la verdad que hicieron un excelente trabajo. Muy profesionales.
Un saludo

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