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Carpeta de presentación para patrocinadores

El propósito de este blog es que encuentres herramientas y soluciones para cumplir con los objetivos y llegar a tu evento de manera cómoda y con todo organizado.

Uno de los temas que más nos preocupan al momento de la planificación del evento es si podremos cubrir los costos. Para esto, los ingresos deberían equiparar a los egresos.

La búsqueda de patrocinadores es una de las maneras de obtener ingresos extra para tu evento. Esto requiere de un tiempo y dedicación para el análisis, la presentación y la coordinación de reuniones para luego poder cerrar su participación. Por este motivo es interesante poder tener preparada en una carpeta tipo que contenga información de interés para potenciales sponsors. 

Qué incluir?

  • Carta de presentación: Una carta dirigida al responsable comercial o de marketing de la empresa, o quien sea el encargado de tomar la decisión si participarán en el evento.
  • Información general del evento: Fecha, lugar, temas principales, oradores, organizadores o comité, cantidad de asistentes prevista, profesiones y especialidades. También, podés tener en cuenta la información que publicamos en el post ¿Cómo le doy identidad a mi evento?
  • Encargado de la gestión comercial: nombre, cargo y datos de contacto
  • Listado de posibles formas de participación: Podés encontrar algunas ideas en este post
  • Reglamento de participación: Incluir formalidades sobre qué se puede hacer o no en el espacio contratado (por ejemplo: no subalquilar o transferir el espacio contratado a terceros, fecha límite para el armado del espacio, responsabilidades en lo que respecta a la seguridad y vigilancia, si corren por parte de los organizadores o por cada uno de los participantes, quién se encargará del mantenimiento y la limpieza del espacio (sobre todo si el evento dura más de un día), datos (nombre y documento) de quiénes asistirán a los stands.
  • Reglamento de montaje (en caso de participar con un stand): En este punto tendrás que incluir horarios de ingreso y lugar. Para el armado de este reglamento, deberás tener en cuenta las especificaciones de la sede.
  • Planos: Si tu evento va a incluir una exposición comercial puedes tener armado un plano a escala con las posibles ubicaciones de los stands e ir asignándolos a medida que se cierran los acuerdos de participación
  • Convenio de participación modelo: Es importante dejar asentado por escrito los compromisos de los sponsors y de los organizadores para evitar cualquier inconveniente

Cuanto más completa se encuentre esta carpeta, los posibles interesados contarán con más información pudiendo influir al momento de tomar la decisión de si desean participar en tu evento. A veces al momento de la planificación algunas de estas cuestiones todavía no se encuentran resueltas, pero es necesario tenerlas en cuenta para ser presentadas previa a la fecha del evento.

Una vez acordada la participación, el convenio de participación modelo deberá ser firmado por los representantes de ambas partes.

Te dejamos algunos modelos para que puedas adaptar a las necesidades de tu evento:

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